Если верить статистике, четверть рабочего времени компании идет на рассылку деловых предложений, оформление договоров, выставление счетов. Сегодня мы поделимся простым советом, как сократить время на подготовку документов в 20 раз, используя систему управления проектами и CRM Flowlu.
Помимо прочего, в сегодняшней статье мы выясним, как выставить счет клиенту в несколько кликов и отправить его в виде ссылки, каких ошибок следует избегать при оформлении счетов, как привязывать онлайн-счета к конкретному проекту или контрагенту, и как пользоваться системой мгновенного оповещения об оплате.
Разбирать эти вопросы мы будем на примере некой студии веб-дизайна, которая занимается комплексной разработкой и развитием сайтов, обновлением дизайна, добавлением разделов, а также интернет-рекламой. Раньше в этой студии счета выставлял единственный бухгалтер, но впоследствии объемы работ и штат резко увеличился. Появилась потребность в менеджерах по продажам.
Знакомая ситуация? Данный пример можно легко перенести на любую другую динамичную компанию или организацию.
Перед руководством студии возник ряд серьезных проблем. Во-первых, необходимо сократить время на выставление счетов, чтобы разгрузить менеджеров. Во-вторых, нужно свести к минимуму число ошибок в документах и одновременно сократить лишние контакты менеджеров с бухгалтером, которые отнимают массу времени и тормозят рабочий процесс.
Эти, казалось бы, взаимоисключающие задачи легко решаются при помощи шаблонов счетов в системе Flowlu.
Но для начала Ваши сотрудники должны виртуозно овладеть ее возможностями.
Начинаем работать со онлайн-счетами
1) Настройка реквизитов нашей компании
Чтобы начать выставление счетов в системе Flowlu, сначала настройте реквизиты компании в админке.
В «Личном кабинете» выбираем «Все настройки». Далее заходим в «Организации», где видим предупреждение о необходимости создать хотя бы одну организацию в рамках аккаунта. Не ошибетесь. Там же можно посмотреть количество организаций, доступное в рамках нынешнего тарифа (1). По умолчанию уже создана «Моя компания», реквизиты которой предстоит настроить.
Помимо краткого и юридического наименования, адреса и контактного лица, система предлагает загрузить образец печати и логотип, которые будут отображаться при оформлении всех счетов. Изображения загружаются в популярных форматах PNG, JPG.
Если наша студия веб-дизайна является плательщиком НДС, мы указываем стандартную ставку налога 18%. После этого система автоматически рассчитывает НДС на основании введенных данных, поэтому будьте внимательны при настройке реквизитов.
Далее можно установить срок оплаты счетов. Если студия обычно прописывает в договорах двухнедельный срок, то ставим соответствующее число. Теперь менеджеры будут видеть, когда истекают сроки по отдельным счетам, и смогут своевременно предупреждать контрагента о необходимости оплаты. Вот и все. Осталось сохранить внесенные изменения.
Студия оказывает определенные услуги от другой организации? Вы можете сразу внести и сохранить ее реквизиты.
2) Добавление новых счетов
Следующий этап – внесение данных о расчетном счете нашей студии, который будет виден контрагентам.
При открытии новых расчетных счетов их можно с легкостью добавлять в систему через админку.
Разработчики предусмотрели возможность выбора типа наличный/безналичный счет для учета наличных поступлений.
3) Настройка доступа пользователей
Когда реквизиты настроены, самое время определить доступ пользователей к финансовым документам. В модуле «Финансы» можно отключить возможность просмотра менеджером всех выписанных счетов. Каждый менеджер имеет доступ только к своим счетам.
Как обеспечить доступ начальства к просмотру всей документации? Очень просто. Из списка сотрудников фирмы («Пользователи и роли») выбираем бухгалтера и директора, наделяя их правами администратора при присмотре всех счетов.
4) Создание новых шаблонов счетов
К примеру, в нашей студии веб-дизайна часто заказывают услуги по поддержке сайта и техническому обслуживанию.
Тогда одним из наиболее востребованных шаблонов станет именно счет за услуги по поддержке. Бухгалтер, наделенный правами администратора, может создать новый шаблон счета и отредактировать его в разделе «Счета» модуля «Финансы».
В меню справа выбираем «Создать шаблон». Далее в появившемся окне устанавливаем организацию, от имени которой будут выписываться счета за услуги по поддержке сайта. Даем шаблону имя и сохраняем внесенные изменения. Все просто!
Теперь основная часть. В окне предоставляемых услуг вводим точное наименование каждой позиции, описание предусмотренных работ, расценки и условия оплаты. Здесь же отображается расчет скидки и налога (НДС 18%).
При необходимости можно убирать налоги, устанавливать скидки и вносить другие коррективы через специальную кнопку справа. Благодаря богатому функционалу бухгалтер может в два клика рассчитывать сезонные скидки, акции и тому подобное.
Если услуга не имеет фиксированной цены, поле можно оставлять незаполненным. В нашем случае «Обновление графических элементов» - понятие растяжимое, поэтому цену бухгалтер выставит по конкретному договору с клиентом.
После внесения условий оплаты услуг и контактных лиц организации остается сохранить внесенные изменения.
Вновь созданный шаблон смогут просмотреть все сотрудники студии, а бухгалтер в любой момент сможет его редактировать.
5) Как выставить счет в два клика
Теперь Вы понимаете, что выставлять счета в 20 раз быстрее – это вполне реально. Заготовленные шаблоны позволяют сотрудникам студии в два клика выставлять онлайн-счета, переходя к ним непосредственно из окна проекта или конкретного клиента.
Давайте разберем это на примере проекта, заказанного ООО «Информ». Менеджеру достаточно в окне проекта активировать кнопку «Счет» и выбрать в меню соответствующий шаблон (медийная реклама, поддержка сайта и так далее).
Если в доисторических бухгалтерских программах информацию нужно было вбивать вручную, то сегодня все данные контрагента автоматически переносятся в счет и редактируются менеджером только по необходимости. Остается перечислить услуги, установить персональные скидки, сохранить изменения, и счет готов к отправке клиенту.
6) Как согласовать счет перед отправкой
Когда счет сформирован, менеджер не может автоматически отправить его. Финансовые документы нуждаются в тщательной перепроверке – никакое программное обеспечение не отменит этот важный этап в любом бизнесе.
Во избежание ошибок директор студии или бухгалтер утверждают счет перед отправкой. Это делается через настройки в модуле «Финансы», где есть опция «Согласовывать счет перед отправкой» и выбор лица, ответственного за согласование счетов.
При выборе данной опции ни один менеджер не сможет отправить счет за пределы Вашей фирмы или даже распечатать его без ведома бухгалтера и директора. В системе Flowlu это происходит в режиме реального времени: оповещение об отправке счета на согласование поступает ответственному лицу прямо в чат, и решение принимается моментально.
В процессе согласования ответственное лицо может внести коррективы в счет, добавить некоторые элементы, реквизиты. Любые внесенные изменения сразу отображаются в карточке контрагента, а также во всех связанных модулях системы предприятия.
После согласования счета отправивший его сотрудник будет моментально оповещен о положительном решении. Теперь документ может быть отправлен клиенту. В дальнейшем корректировать данные уже невозможно – счет покинул организацию.
7) Как быстро отправить счет клиенту
В прошлом работа компаний нередко тормозилась и осложнялась из-за того, что технологии не позволяли быстро отправить счет клиенту. Сегодня это делается буквально за несколько секунд, причем несколькими удобными способами.
Для этого достаточно в окне просмотра счета нажать «Отправить клиенту», выбрать предпочтительный способ отправки и контакты получателя. При необходимости новые контакты создаются за несколько секунд, с автоматической подстановкой имени и привязкой счета. После отправки система Flowlu запомнит текст сообщения, дату и время отправки.
Зачем отправлять файл, если можно воспользоваться прямой ссылкой на документ? Вашему контрагенту не нужна регистрация для просмотра – достаточно кликнуть по ссылке и просмотреть отправленный счет. Просто и удобно для всех.
8) Подтверждение оплаты
Самая приятная часть любой сделки. Как только оплата по счетам поступает на счет фирмы, наш бухгалтер проводит деньги, а выписавший счет сотрудник будет уведомлен об этом через чат для дальнейших действий - выполнения заказа.
Настало время подытожить результаты внедрения системы управления счетами в нашей студии.
Для подготовки счета сотрудникам достаточно выбрать нужный шаблон в карте клиента. Бухгалтеру фирмы остается только создавать шаблоны по мере появления новых услуг и редактировать уже существующие. Теперь с выпиской счетов справится даже новичок!
Чтобы подключить к работе новенького менеджера, достаточно объяснить основы работы с Flowlu. Вся необходимая информация для оформления счетов содержится в шаблонах, необходимые привязки уже установлены, а согласование застрахует его от ошибок.
В результате мы видим существенный прирост скорости и качества работы организации.
Потратив один раз около 15 минут на внесение реквизитов и создание шаблона, благодаря Flowlu мы получаем ежедневную 20-кратную экономию времени на выставлении счетов. Не верите? Давайте посчитаем вместе:
· Сколько занимает внесение новых услуг и их стоимости в счета? Вручную порядка 5 минут, с шаблоном – 10 сек.
· Сколько нужно, чтобы сходить к шефу и согласовать счет? Ножками несколько минут (если повезет), теперь до 20 сек.
· Сколько требует написание сопроводительного письма клиенту? Было 3-5 минут, с шаблонами секунд пять.
Итого время на выставление счетов сократилось с 15 минут (в лучшем случае) до невероятных 35-40 секунд! Если Вашей динамично развивающейся фирме приходится отправлять по нескольку счетов ежедневно, подсчитайте бесполезные временные затраты.
Хотите сэкономить и сделать работу эффективнее? Попробуйте Flowlu!
