Компания
  • О компании
  • Лицензии
  • Партнеры
  • Отзывы
  • Вакансии
  • Вопрос ответ
  • Скидка на 1С Битрикс
Новости
Магазин
  • 1С-Битрикс: Управление сайтом
    • Лицензия 1С Битрикс
    • Обычное продление
    • Переходы редакций
  • CRM системы
    • Битрикс24 в облаке
    • Битрикс24 в коробке
  • 1С-Битрикс: Мобильное приложение
Услуги
  • Разработка
    • Разработка сайтов на 1С Битрикс в Анапе и Краснодарском крае
    • Разработка посадочных страниц (Landing Page)
    • Разработка сайтов на 1С-Битрикс
    • Разработка сайтов под ключ
    • Разработка мобильной версии сайта
    • Техническая поддержка сайта
    • Адаптивный дизайн сайта
    • Разработка технического задания на сайт
    • Интернет порталы и социальные сервисы
    • Корпоративные сайты
    • Интернет-магазины
    • Мобильные приложения
  • Повышаем эффективность
    • Битрикс24
    • Сопровождение и поддержка сайтов
    • 1C-интеграция
    • A/B-тестирование
    • Аудит сайта
    • Композитный сайт
    • Ускорение сайтов
    • Настройка HTTPS
    • Внедрение CRM
    • Внедрение систем учета
  • Продвижение сайтов
    • SEO продвижение
    • SMM и партизанский маркетинг
    • Контекстная реклама
    • Интернет маркетинг
  • Дизайн
    • Дизайн сайтов
    • Логотипы и фирменный стиль
    • Брендбук
    • Дизайн интерфейсов
Проекты
  • Интернет-магазины
  • Корпоративные сайты
  • Порталы и социальные сервисы
  • Логотипы и фирменный стили
Блог
Контакты
Ещё
    Студия DENISOV
    Разработка и развитие
    сайтов на CMS 1С-Битрикс
    ₽
    • ₽
    • ₸
    +7 (909) 450-40-30
    Звоните с 10:00 до 18:00
    Заказать звонок
    Студия DENISOV
    Компания
    • О компании
    • Лицензии
    • Партнеры
    • Отзывы
    • Вакансии
    • Вопрос ответ
    • Скидка на 1С Битрикс
    Новости
    Магазин
    • 1С-Битрикс: Управление сайтом
      • Лицензия 1С Битрикс
      • Обычное продление
      • Переходы редакций
    • CRM системы
      • Битрикс24 в облаке
      • Битрикс24 в коробке
    • 1С-Битрикс: Мобильное приложение
    Услуги
    • Разработка
      • Разработка сайтов на 1С Битрикс в Анапе и Краснодарском крае
      • Разработка посадочных страниц (Landing Page)
      • Разработка сайтов на 1С-Битрикс
      • Разработка сайтов под ключ
      • Разработка мобильной версии сайта
      • Техническая поддержка сайта
      • Адаптивный дизайн сайта
      • Разработка технического задания на сайт
      • Интернет порталы и социальные сервисы
      • Корпоративные сайты
      • Интернет-магазины
      • Мобильные приложения
    • Повышаем эффективность
      • Битрикс24
      • Сопровождение и поддержка сайтов
      • 1C-интеграция
      • A/B-тестирование
      • Аудит сайта
      • Композитный сайт
      • Ускорение сайтов
      • Настройка HTTPS
      • Внедрение CRM
      • Внедрение систем учета
    • Продвижение сайтов
      • SEO продвижение
      • SMM и партизанский маркетинг
      • Контекстная реклама
      • Интернет маркетинг
    • Дизайн
      • Дизайн сайтов
      • Логотипы и фирменный стиль
      • Брендбук
      • Дизайн интерфейсов
    Проекты
    • Интернет-магазины
    • Корпоративные сайты
    • Порталы и социальные сервисы
    • Логотипы и фирменный стили
    Блог
    Контакты
    Ещё
      ₽
      • ₽
      • ₸
      Студия DENISOV
      ₽
      • ₽
      • ₸
      • Компания
        • Назад
        • Компания
        • О компании
        • Лицензии
        • Партнеры
        • Отзывы
        • Вакансии
        • Вопрос ответ
        • Скидка на 1С Битрикс
      • Новости
      • Магазин
        • Назад
        • Магазин
        • 1С-Битрикс: Управление сайтом
          • Назад
          • 1С-Битрикс: Управление сайтом
          • Лицензия 1С Битрикс
          • Обычное продление
          • Переходы редакций
        • CRM системы
          • Назад
          • CRM системы
          • Битрикс24 в облаке
          • Битрикс24 в коробке
        • 1С-Битрикс: Мобильное приложение
      • Услуги
        • Назад
        • Услуги
        • Разработка
          • Назад
          • Разработка
          • Разработка сайтов на 1С Битрикс в Анапе и Краснодарском крае
          • Разработка посадочных страниц (Landing Page)
          • Разработка сайтов на 1С-Битрикс
          • Разработка сайтов под ключ
          • Разработка мобильной версии сайта
          • Техническая поддержка сайта
          • Адаптивный дизайн сайта
          • Разработка технического задания на сайт
          • Интернет порталы и социальные сервисы
          • Корпоративные сайты
          • Интернет-магазины
          • Мобильные приложения
        • Повышаем эффективность
          • Назад
          • Повышаем эффективность
          • Битрикс24
          • Сопровождение и поддержка сайтов
          • 1C-интеграция
          • A/B-тестирование
          • Аудит сайта
          • Композитный сайт
          • Ускорение сайтов
          • Настройка HTTPS
          • Внедрение CRM
          • Внедрение систем учета
        • Продвижение сайтов
          • Назад
          • Продвижение сайтов
          • SEO продвижение
          • SMM и партизанский маркетинг
          • Контекстная реклама
          • Интернет маркетинг
        • Дизайн
          • Назад
          • Дизайн
          • Дизайн сайтов
          • Логотипы и фирменный стиль
          • Брендбук
          • Дизайн интерфейсов
      • Проекты
        • Назад
        • Проекты
        • Интернет-магазины
        • Корпоративные сайты
        • Порталы и социальные сервисы
        • Логотипы и фирменный стили
      • Блог
      • Контакты
      • Мой кабинет
      • Корзина0
      • +7 (909) 450-40-30
      Будьте на связи
      Россия и Казахстан
      support@sdvv.ru

      Как выставлять счета в 20 раз быстрее

      • Главная
      • Блог
      • Как выставлять счета в 20 раз быстрее
      24 Сентября 2017 4376
      // Управление проектами

      25% рабочего времени уходит на подготовку и отправку клиентам коммерческих предложений, счетов, договоров. В этой статье мы расскажем, как с помощью создания счетов по шаблону в Flowlu сократить время на их подготовку в 20 раз.

      Если верить статистике, четверть рабочего времени компании идет на рассылку деловых предложений, оформление договоров, выставление счетов. Сегодня мы поделимся простым советом, как сократить время на подготовку документов в 20 раз, используя систему управления проектами и CRM Flowlu.

      Помимо прочего, в сегодняшней статье мы выясним, как выставить счет клиенту в несколько кликов и отправить его в виде ссылки, каких ошибок следует избегать при оформлении счетов, как привязывать онлайн-счета к конкретному проекту или контрагенту, и как пользоваться системой мгновенного оповещения об оплате.

      Разбирать эти вопросы мы будем на примере некой студии веб-дизайна, которая занимается комплексной разработкой и развитием сайтов, обновлением дизайна, добавлением разделов, а также интернет-рекламой. Раньше в этой студии счета выставлял единственный бухгалтер, но впоследствии объемы работ и штат резко увеличился. Появилась потребность в менеджерах по продажам.

      Знакомая ситуация? Данный пример можно легко перенести на любую другую динамичную компанию или организацию.

      Перед руководством студии возник ряд серьезных проблем. Во-первых, необходимо сократить время на выставление счетов, чтобы разгрузить менеджеров. Во-вторых, нужно свести к минимуму число ошибок в документах и одновременно сократить лишние контакты менеджеров с бухгалтером, которые отнимают массу времени и тормозят рабочий процесс.

      Эти, казалось бы, взаимоисключающие задачи легко решаются при помощи шаблонов счетов в системе Flowlu.

      Но для начала Ваши сотрудники должны виртуозно овладеть ее возможностями.

      Начинаем работать со онлайн-счетами

      1)       Настройка реквизитов нашей компании

      Чтобы начать выставление счетов в системе Flowlu, сначала настройте реквизиты компании в админке.

      В «Личном кабинете» выбираем «Все настройки». Далее заходим в «Организации», где видим предупреждение о необходимости создать хотя бы одну организацию в рамках аккаунта. Не ошибетесь. Там же можно посмотреть количество организаций, доступное в рамках нынешнего тарифа (1). По умолчанию уже создана «Моя компания», реквизиты которой предстоит настроить.


      Помимо краткого и юридического наименования, адреса и контактного лица, система предлагает загрузить образец печати и логотип, которые будут отображаться при оформлении всех счетов. Изображения загружаются в популярных форматах PNG, JPG.

      Если наша студия веб-дизайна является плательщиком НДС, мы указываем стандартную ставку налога 18%. После этого система автоматически рассчитывает НДС на основании введенных данных, поэтому будьте внимательны при настройке реквизитов.

      Далее можно установить срок оплаты счетов. Если студия обычно прописывает в договорах двухнедельный срок, то ставим соответствующее число. Теперь менеджеры будут видеть, когда истекают сроки по отдельным счетам, и смогут своевременно предупреждать контрагента о необходимости оплаты. Вот и все. Осталось сохранить внесенные изменения.



      Студия оказывает определенные услуги от другой организации? Вы можете сразу внести и сохранить ее реквизиты.


      2)       Добавление новых счетов

      Следующий этап – внесение данных о расчетном счете нашей студии, который будет виден контрагентам.


      Для этого выбираем пункт «Счета организации», нажимаем «Добавить счет» и вносим необходимые реквизиты.



      При открытии новых расчетных счетов их можно с легкостью добавлять в систему через админку.

      Разработчики предусмотрели возможность выбора типа наличный/безналичный счет для учета наличных поступлений.

      3)       Настройка доступа пользователей

      Когда реквизиты настроены, самое время определить доступ пользователей к финансовым документам. В модуле «Финансы» можно отключить возможность просмотра менеджером всех выписанных счетов. Каждый менеджер имеет доступ только к своим счетам.

      Как обеспечить доступ начальства к просмотру всей документации? Очень просто. Из списка сотрудников фирмы («Пользователи и роли») выбираем бухгалтера и директора, наделяя их правами администратора при присмотре всех счетов.



      4)       Создание новых шаблонов счетов

      К примеру, в нашей студии веб-дизайна часто заказывают услуги по поддержке сайта и техническому обслуживанию.

      Тогда одним из наиболее востребованных шаблонов станет именно счет за услуги по поддержке. Бухгалтер, наделенный правами администратора, может создать новый шаблон счета и отредактировать его в разделе «Счета» модуля «Финансы».


      В меню справа выбираем «Создать шаблон». Далее в появившемся окне устанавливаем организацию, от имени которой будут выписываться счета за услуги по поддержке сайта. Даем шаблону имя и сохраняем внесенные изменения. Все просто!


      Теперь основная часть. В окне предоставляемых услуг вводим точное наименование каждой позиции, описание предусмотренных работ, расценки и условия оплаты. Здесь же отображается расчет скидки и налога (НДС 18%).


      При необходимости можно убирать налоги, устанавливать скидки и вносить другие коррективы через специальную кнопку справа. Благодаря богатому функционалу бухгалтер может в два клика рассчитывать сезонные скидки, акции и тому подобное.

      Если услуга не имеет фиксированной цены, поле можно оставлять незаполненным. В нашем случае «Обновление графических элементов» - понятие растяжимое, поэтому цену бухгалтер выставит по конкретному договору с клиентом.




      После внесения условий оплаты услуг и контактных лиц организации остается сохранить внесенные изменения.

      Вновь созданный шаблон смогут просмотреть все сотрудники студии, а бухгалтер в любой момент сможет его редактировать.

      5)       Как выставить счет в два клика

      Теперь Вы понимаете, что выставлять счета в 20 раз быстрее – это вполне реально. Заготовленные шаблоны позволяют сотрудникам студии в два клика выставлять онлайн-счета, переходя к ним непосредственно из окна проекта или конкретного клиента.

      Давайте разберем это на примере проекта, заказанного ООО «Информ». Менеджеру достаточно в окне проекта активировать кнопку «Счет» и выбрать в меню соответствующий шаблон (медийная реклама, поддержка сайта и так далее).

      Если в доисторических бухгалтерских программах информацию нужно было вбивать вручную, то сегодня все данные контрагента автоматически переносятся в счет и редактируются менеджером только по необходимости. Остается перечислить услуги, установить персональные скидки, сохранить изменения, и счет готов к отправке клиенту.

      6)       Как согласовать счет перед отправкой

      Когда счет сформирован, менеджер не может автоматически отправить его. Финансовые документы нуждаются в тщательной перепроверке – никакое программное обеспечение не отменит этот важный этап в любом бизнесе.

      Во избежание ошибок директор студии или бухгалтер утверждают счет перед отправкой. Это делается через настройки в модуле «Финансы», где есть опция «Согласовывать счет перед отправкой» и выбор лица, ответственного за согласование счетов.


      При выборе данной опции ни один менеджер не сможет отправить счет за пределы Вашей фирмы или даже распечатать его без ведома бухгалтера и директора. В системе Flowlu это происходит в режиме реального времени: оповещение об отправке счета на согласование поступает ответственному лицу прямо в чат, и решение принимается моментально.

      В процессе согласования ответственное лицо может внести коррективы в счет, добавить некоторые элементы, реквизиты. Любые внесенные изменения сразу отображаются в карточке контрагента, а также во всех связанных модулях системы предприятия.


      После согласования счета отправивший его сотрудник будет моментально оповещен о положительном решении. Теперь документ может быть отправлен клиенту. В дальнейшем корректировать данные уже невозможно – счет покинул организацию.

      7)       Как быстро отправить счет клиенту

      В прошлом работа компаний нередко тормозилась и осложнялась из-за того, что технологии не позволяли быстро отправить счет клиенту. Сегодня это делается буквально за несколько секунд, причем несколькими удобными способами.

      Для этого достаточно в окне просмотра счета нажать «Отправить клиенту», выбрать предпочтительный способ отправки и контакты получателя. При необходимости новые контакты создаются за несколько секунд, с автоматической подстановкой имени и привязкой счета. После отправки система Flowlu запомнит текст сообщения, дату и время отправки.



      Зачем отправлять файл, если можно воспользоваться прямой ссылкой на документ? Вашему контрагенту не нужна регистрация для просмотра – достаточно кликнуть по ссылке и просмотреть отправленный счет. Просто и удобно для всех.

      8)       Подтверждение оплаты

      Самая приятная часть любой сделки. Как только оплата по счетам поступает на счет фирмы, наш бухгалтер проводит деньги, а выписавший счет сотрудник будет уведомлен об этом через чат для дальнейших действий - выполнения заказа.

      Настало время подытожить результаты внедрения системы управления счетами в нашей студии.

      Для подготовки счета сотрудникам достаточно выбрать нужный шаблон в карте клиента. Бухгалтеру фирмы остается только создавать шаблоны по мере появления новых услуг и редактировать уже существующие. Теперь с выпиской счетов справится даже новичок!

      Чтобы подключить к работе новенького менеджера, достаточно объяснить основы работы с Flowlu. Вся необходимая информация для оформления счетов содержится в шаблонах, необходимые привязки уже установлены, а согласование застрахует его от ошибок.

      В результате мы видим существенный прирост скорости и качества работы организации.

      Потратив один раз около 15 минут на внесение реквизитов и создание шаблона, благодаря Flowlu мы получаем ежедневную 20-кратную экономию времени на выставлении счетов. Не верите? Давайте посчитаем вместе:

      ·          Сколько занимает внесение новых услуг и их стоимости в счета? Вручную порядка 5 минут, с шаблоном – 10 сек.

      ·          Сколько нужно, чтобы сходить к шефу и согласовать счет? Ножками несколько минут (если повезет), теперь до 20 сек.

      ·          Сколько требует написание сопроводительного письма клиенту? Было 3-5 минут, с шаблонами секунд пять.

      Итого время на выставление счетов сократилось с 15 минут (в лучшем случае) до невероятных 35-40 секунд! Если Вашей динамично развивающейся фирме приходится отправлять по нескольку счетов ежедневно, подсчитайте бесполезные временные затраты.

      Хотите сэкономить и сделать работу эффективнее? Попробуйте Flowlu!





      Теги
      Счета
      Поделиться
      Назад к списку
      Сверху под шапкой

      Категории
      • Бизнес-советы14
      • Из мира технологий15
      • Интернет-маркетинг70
      • Интернет-менеджмент43
      • Повышение продаж5
      • Управление проектами58
      • Электронная коммерция53

      Это интересно
      • Самые популярные CMS 2021 года
        Самые популярные CMS 2021 года
        12 Октября 2021
      • Главные тренды веб-дизайна 2020
        Главные тренды веб-дизайна 2020
        23 Января 2020
      • Разработка сайта клиники, больницы или стоматологии под ключ
        Разработка сайта клиники, больницы или стоматологии под ключ
        23 Декабря 2019
      • История и эволюция мобильных приложений
        История и эволюция мобильных приложений
        23 Сентября 2019
      • Самые популярные CMS 2019 года
        Самые популярные CMS 2019 года
        18 Сентября 2019
      Облако тегов
      1С-Битрикс AdWords bounce rate Chrome CMS CRM CTR digital-маркетинг EAT Google GUI https mobile-first Pinterest schema SEM SEO Slideshare SMM SMO SSL UI UX VUI Youtube А/В тестирование Анапа аудит сайта безопасность бизнес блог бриф веб-аналитика веб-дизайн веб-разработка веб-формы вебмастер видеомаркетинг видимость выделенный сервер главная страница голосовая коммерция голосовой поиск гостевые посты дизайн сайта домен заработок интернет интернет-магазин интернет-маркетинг интерфейс пользователя инфлюенсер-маркетинг искусственный интеллект карточка товара клиент ключевое слово ключевые слова конверсия контактная страница контент контент-анализ копирайт корпоративный сайт Краснодарский край лендинг медицинский сайт меню ресторана микросайт мобильная коммерция мобильное приложение мобильные приложения мобильный трафик монетизация навигация облачное хранилище онлайн-консультант оптимизация параллакс партизанский маркетинг перенос сайта переход на новую CRM поисковая выдача поисковая оптимизация поисковые системы показатель отказов посадочная страница призыв к действию программирование продвижение Производительность разработка разработка приложений разработка сайта ранжирование ранжирование сайта расширенные сниппеты ребрендинг редизайн рейтинг реклама руководство ручные санкции рыночная ниша сайт система управления сайтом скорость загрузки советы социальные сети сплит-тестирование стартап статистика страница о нас студия веб-дизайна Счета тенденции товар торговая площадка трафик тренды уникальное торговое предложение факторы ранжирования формат изображения формат файла футер хедер хостинг цветовое оформление целевая аудитория цифровой маркетинг шапка сайта электронная коммерция Яндекс
      Боковой баннер
      Подписывайтесь на наши новости и акции!
      Компания
      О компании
      Лицензии
      Партнеры
      Отзывы
      Вакансии
      Вопрос ответ
      Скидка на 1С Битрикс
      Продукты
      1С-Битрикс: Управление сайтом
      CRM системы
      1С-Битрикс: Мобильное приложение
      Услуги
      Разработка
      Повышаем эффективность
      Продвижение сайтов
      Дизайн
      Наши контакты


      +7 (909) 450-40-30
      support@sdvv.ru
      Россия и Казахстан
      © 2022 Все права защищены.
      0

      Корзина

      Ваша корзина пуста

      Исправить это просто: выберите в каталоге интересующий товар и нажмите кнопку «В корзину»
      В каталог